Een checklist helpt alleen als hij in de goede volgorde staat. Wat je eerst vastlegt, bepaalt wat er daarna nog kan. Boek je de fotograaf voordat je de datum hebt, dan plan je de rest van je bruiloft om de agenda van de fotograaf heen.
Hieronder staat de volgorde die wij aanhouden, van het eerste gesprek samen tot de week zelf. De maanden zijn richtlijnen voor een bruiloft in het hoogseizoen. Trouw je op een doordeweekse dag of in de winter, dan heb je meer speling.
Begin met drie getallen: gasten, budget en periode
Voordat je één locatie bekijkt, spreek je samen drie dingen af:
- Het aantal gasten. Niet exact, wel in een bandbreedte: rond de 40, rond de 80 of meer dan 120. Dat getal schrapt meteen de helft van alle locaties.
- Het budget. Eén totaalbedrag, en wie wat betaalt. Op de pagina over trouwfeest kosten staat welke posten mensen het vaakst vergeten.
- De periode. Een seizoen en een paar mogelijke maanden, nog geen vaste datum. Een zaterdag in juni kost meer en is sneller vol dan een vrijdag in maart.
Zonder deze drie bekijk je locaties die nooit bij jullie hadden gepast. Met deze drie kun je elke volgende keuze in een paar minuten afstrepen.
Beslis daarna of je een weddingplanner inschakelt
Dit is de stap die veel stellen overslaan, of pas zetten als ze al vastlopen. Terwijl een weddingplanner het meeste oplevert vóórdat de locatie vastligt. Een planner weet welke locaties bij jullie aantal gasten en budget passen, welke leveranciers daar goed samenwerken en waar de verborgen kosten zitten. Dat scheelt je tientallen mails en een paar bezichtigingen die nergens op uitlopen.
Een planner hoeft niet alles te doen. De meeste werken met pakketten: van het hele traject tot alleen de coördinatie op de dag zelf. Bij weddingplanner het Bruidsmeisje zie je goed hoe zo’n traject van A tot Z eruitziet, en wat je dan uit handen geeft.
Eerlijk is eerlijk: niet elke bruiloft heeft een planner nodig. Een kleine bruiloft op één locatie met huiscatering regel je prima zelf. Maar maak de keuze bewust en maak hem nu. Een planner die je na het tekenen van het locatiecontract inschakelt, kan de locatie niet meer kiezen.
12 tot 18 maanden vooraf: locatie en datum
- Maak een shortlist van drie tot vijf locaties. Op trouwlocatie vinden lees je hoe je van sfeer naar shortlist gaat.
- Plan de bezichtigingen en neem een vaste vragenlijst mee. Bij de eerste locatiebezichtiging staat welke vragen je daar stelt.
- Vraag naar eindtijd, geluidslimiet, verplichte afname en het regenplan, voordat je een offerte vergelijkt.
- Leg de datum pas vast als de locatie schriftelijk bevestigt. Lees het contract op annuleringskosten en wat er gebeurt als jullie aantal gasten verandert.
- Stuur een save-the-date zodra datum en locatie vastliggen, zeker naar gasten die van ver komen.
9 tot 12 maanden vooraf: de leveranciers die als eerste vol zitten
Goede fotografen en bands boeken zaterdagen in het hoogseizoen ver vooruit. Hier geldt: wie het eerst komt.
- Fotograaf bruiloft en eventueel een videograaf bruiloft.
- Muziek: een DJ bruiloft of band voor het feest, en iemand voor de ceremonie.
- Bruiloft catering, als die niet bij de locatie zit.
- Een trouwambtenaar of ceremoniespreker, als je die zelf kiest in plaats van de gemeente.
- Overnachting voor gasten. Ligt de locatie in het buitengebied, reserveer dan een blok kamers bij een hotel in de buurt.
6 tot 9 maanden vooraf: kleding, ringen en het gemeentewerk
- Trouwkleding uitzoeken. Een jurk die besteld en vermaakt wordt, heeft vaak maanden levertijd. Vraag in de winkel naar de levertijd voordat je gaat passen.
- Ringen kiezen. Reken op een paar weken extra als je ze laat maken of graveren.
- Styling en bloemen vastleggen. Neem foto’s van de locatie mee naar de stylist of bloemist. Zie ook bruiloft styling.
- De uitnodigingen ontwerpen en de gastenlijst definitief maken.
- Kijk bij de gemeente hoe de melding van jullie voorgenomen huwelijk werkt. In Nederland doe je die melding uiterlijk twee weken en hoogstens een jaar voor de trouwdatum, bij de gemeente waar je wilt trouwen. Vraag ook na welke documenten jullie en de getuigen nodig hebben.
3 tot 6 maanden vooraf: de details die op elkaar moeten passen
- Uitnodigingen versturen, met een duidelijke datum waarop gasten moeten reageren.
- Trouwvervoer regelen voor jullie zelf, en vervoer of taxi’s voor gasten aan het eind van de avond.
- Proefeten bij de cateraar en het menu vastleggen, inclusief dieetwensen.
- De bruidstaart bestellen.
- Extra’s als een photobooth bruiloft of een tent boeken, als je die wilt.
- Met de locatie de ceremonieopstelling en het regenplan doorlopen.
De laatste maand: van losse afspraken naar één draaiboek
- Alle leveranciers krijgen dezelfde tijden. Zet ze in één trouwfeest draaiboek en stuur dat naar iedereen die op de dag werkt.
- Het definitieve aantal gasten doorgeven aan locatie en cateraar.
- Tafelindeling maken.
- Speeches, een lied of gedicht afstemmen met wie er iets gaat doen, zodat niet drie mensen hetzelfde verhaal vertellen.
- Kies één aanspreekpunt voor de dag zelf: je weddingplanner, een ceremoniemeester of een vriend die niet zelf hoeft te speechen. Leveranciers bellen die persoon, niet jullie.
- Laatste passing van de kleding en ringen ophalen.
Drie dingen die bijna iedereen te laat regelt
Vervoer voor gasten aan het eind van de avond, overnachting bij een locatie in het buitengebied en het regenplan bij een buitenceremonie. Alle drie zijn ze pas een probleem als het te laat is om ze op te lossen.
Bedankjes en gastenboek kunnen wachten
Bedankjes, een gastenboek en de tafelkaartjes kunnen tot vlak van tevoren wachten. Ze voelen dringend omdat ze zichtbaar zijn, maar niets hangt ervan af. Besteed die tijd liever aan de drie getallen bovenaan deze pagina: zolang die niet vastliggen, schuift de rest mee.